Software de Coordinación de Actividades Empresariales y prevención de riesgos laborales

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas cuando varias de ellas concurren en un mismo centro de trabajo para prevenir los riesgos laborales derivados de esa concurrencia. Está regulada en España por el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y, en su desarrollo reglamentario, por el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero. Plataformas como SYS Accesible permiten gestionar toda la documentación CAE de forma centralizada y con control de caducidades.

El Real Decreto 171/2004 desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 y establece las obligaciones del empresario titular del centro de trabajo para coordinar actividades con sus contratistas y subcontratistas. Exige intercambio de información sobre riesgos, instrucciones de seguridad, designación de medios de coordinación y la acreditación documental de formación en PRL, vigilancia de la salud (aptitud médica) y equipos de trabajo de cada trabajador concurrente.

Los contratistas deben acreditar: evaluación de riesgos de sus actividades, plan de prevención, formación en PRL específica de sus trabajadores, vigilancia de la salud (aptitud médica), seguros de responsabilidad civil y accidentes, y la documentación de equipos de trabajo y productos químicos que utilicen. SYS Accesible automatiza la solicitud, gestión de caducidades y el archivo histórico de toda esta documentación.

El Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción. Obliga al promotor a elaborar el Estudio de Seguridad y Salud, a designar un coordinador de seguridad y salud durante la ejecución cuando concurran varias empresas, y a comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral. Las empresas contratistas en obras deben aportar la documentación preventiva de sus trabajadores, equipos y productos químicos, en línea con las obligaciones de la CAE del RD 171/2004. SYS Accesible gestiona esta documentación de forma compatible con la coordinación en obras.

Un Servicio de Prevención Propio (SPP) es la unidad organizativa de la empresa dedicada a la actividad preventiva, regulada por el Real Decreto 39/1997 (Reglamento de los Servicios de Prevención). Es obligatorio en las empresas de más de 500 trabajadores y en las de entre 250 y 500 que realicen alguna de las actividades del Anexo I; también puede exigirlo la autoridad laboral. Cualquier empresa puede constituirlo voluntariamente sin alcanzar esos umbrales, porque la elección de la modalidad preventiva corresponde al empresario. Debe cubrir al menos dos especialidades preventivas con personal que tenga la titulación exigida. No es la única forma de organizar la prevención: el reglamento contempla además la asunción personal por el empresario, la designación de trabajadores, el servicio de prevención mancomunado y el concierto con un servicio de prevención ajeno.

Sí, en muchos casos. El Real Decreto 39/1997 permite que el propio empresario asuma personalmente la actividad preventiva (artículo 11) o que designe a uno o varios trabajadores para ocuparse de ella (artículo 12), sin autorización administrativa previa ni inscripción en ningún registro. Es la vía habitual en oficinas, despachos, pequeños comercios y actividades administrativas, con riesgos comunes —pantallas de visualización, caídas al mismo nivel, ergonomía, electricidad básica— que no exigen especialización técnica. El empresario puede asumirla cuando la empresa tiene hasta 10 trabajadores, o hasta 25 si cuenta con un único centro de trabajo, siempre que la actividad no figure en el Anexo I del reglamento, desarrolle habitualmente su actividad en el centro y disponga de la formación preventiva adecuada, que en estos casos suele ser el nivel básico. Además, las empresas de hasta 50 trabajadores que no realicen actividades del Anexo I y organicen así su prevención están exentas de la auditoría externa del sistema preventivo, aunque deben cumplimentar y conservar la notificación sobre concurrencia de las condiciones que las exime. Lo que no desaparece es la documentación: plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación preventiva, información y formación de los trabajadores, entrega de EPI, medidas de emergencia y vigilancia de la salud, que se concierta externamente. Ese es el trabajo que el módulo de gestión preventiva de SYS Accesible, hoy en desarrollo, está pensado para ordenar y mantener al día, sin pagar a un servicio ajeno por especialidades que la empresa puede asumir.

La CAE (RD 171/2004) regula la coordinación entre empresas que coinciden en un mismo centro de trabajo — es una obligación de coordinación externa. El SPP (RD 39/1997) es la estructura interna de prevención de la propia empresa — es un modelo organizativo interno. Una empresa puede necesitar ambos: el SPP para gestionar su prevención interna y la CAE para coordinar con sus contratistas. SYS Accesible gestiona hoy la CAE; su módulo de Servicio de Prevención Propio está en desarrollo y todavía no se encuentra disponible.

SYS Accesible está diseñado para gestorías y consultoras de PRL que gestionan la CAE de múltiples clientes, para empresas titulares de centros de trabajo con contratistas frecuentes, y para profesionales que hoy gestionan documentación por cuenta de contratistas y quieren ofrecer el servicio también a empresas titulares. A diferencia de las grandes plataformas enterprise del sector, SYS Accesible está especialmente orientado a pymes y gestorías que buscan una solución accesible y completa. Ofrece prueba gratuita sin tarjeta de crédito.

En SYS Accesible la validación no la realiza personal de la plataforma. Valida el gestor que contrata el servicio —una gestoría, una consultoría de PRL o la propia empresa titular—, que además puede delegar la validación en el empresario titular del centro de trabajo o en los colaboradores que dé de alta. La plataforma no aplica criterios propios: refleja el estado de la documentación según los requisitos que haya configurado quien tiene el deber de coordinación del Real Decreto 171/2004. Esta es la diferencia principal frente a las plataformas CAE que validan con equipos propios ajenos al centro de trabajo.

Lo decide la empresa titular junto con su gestor, no la plataforma. El gestor da de alta a sus titulares, fija sus propias tarifas y configura si el coste lo asume la empresa titular o las contratas. SYS Accesible no mantiene relación comercial con las empresas contratistas ni les impone ningún precio.