Software de Coordinación de Actividades Empresariales y prevención de riesgos laborales

Se paga por uso, no por licencia: no hay cuota fija ni permanencia. El importe de cada mes depende de lo que tengas activo en la cuenta —titulares, centros de trabajo, proyectos, contratistas, trabajadores, equipos de trabajo y productos químicos—, de modo que una cuenta pequeña paga poco y el coste solo crece si crece tu actividad. Aplica a cualquier empresa en cuyo centro de trabajo concurren trabajadores de otras empresas —una nave con mantenimiento externo, un hotel, un centro sanitario, unas oficinas, una comunidad de propietarios o una obra—, y no solo al sector de la construcción. Hay además un nivel gratuito permanente, limitado por consumo y no por tiempo: no caduca, no pide tarjeta y da para llevar un centro de trabajo completo con sus empresas concurrentes de principio a fin. La lista de precios completa, con el precio unitario de cada concepto y la estimación del consumo del mes en curso, se consulta dentro de la propia cuenta, en Mi cuenta. Y si eres gestor, eres tú quien fija las tarifas que aplicas a tus clientes: SYS Accesible te factura a ti y no mantiene relación comercial con tus contratas.

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas cuando varias de ellas concurren en un mismo centro de trabajo para prevenir los riesgos laborales derivados de esa concurrencia. Está regulada en España por el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y, en su desarrollo reglamentario, por el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero. En la práctica tiene dos mitades que se necesitan la una a la otra: la documental —acreditar y mantener al día que cada empresa concurrente cumple lo suyo: formación, aptitud médica, equipos de trabajo, maquinaria— y la que ocurre en el propio centro de trabajo: la información que se intercambia, las instrucciones que se dan y los medios de coordinación que se acuerdan, como las reuniones entre las empresas concurrentes. La parte documental es la que exige constancia y trabajo continuo, porque los documentos caducan y las empresas y los trabajadores cambian, y es la única que deja rastro de lo que se exigió y se entregó. Plataformas como SYS Accesible se ocupan precisamente de esa parte: centralizan la documentación, controlan las caducidades y dejan trazabilidad de qué se exigió, quién lo validó y cuándo.

El Real Decreto 171/2004 desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 y establece las obligaciones del empresario titular del centro de trabajo para coordinar actividades con sus contratistas y subcontratistas. Exige intercambio de información sobre riesgos, instrucciones de seguridad, designación de medios de coordinación y la acreditación documental de formación en PRL, vigilancia de la salud (aptitud médica) y equipos de trabajo de cada trabajador concurrente. Su artículo 11 enumera además los medios de coordinación entre los que las empresas pueden elegir: el intercambio de información y de comunicaciones, la celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes, las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud, la impartición de instrucciones, el establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención, la presencia de recursos preventivos en el centro y la designación de una o más personas encargadas de la coordinación. La elección corresponde a las empresas según la peligrosidad de los trabajos y el número de empresas concurrentes, y la parte documental es la que permite demostrar después qué se exigió, qué se entregó y en qué fecha.

La documentación es imprescindible y es la parte que más trabajo continuo exige, pero por sí sola no agota la coordinación. Un expediente completo acredita quién PUEDE trabajar en ese centro y en qué condiciones; no dice quién está hoy ni quién coincide en la misma zona a la misma hora. Puede darse el caso de dos empresas con toda su documentación en regla que aun así no hayan hablado entre ellas. Por eso el Real Decreto 171/2004 exige también establecer medios de coordinación: reuniones, instrucciones, medidas conjuntas o presencia de recursos preventivos. Ahora bien, sin la parte documental no hay forma de coordinar con criterio: es lo que permite saber si quien entra tiene la formación, la aptitud y los equipos adecuados, y lo único que deja constancia frente a una inspección o después de un incidente. SYS Accesible se ocupa de esa parte y de mantenerla al día.

Los contratistas deben acreditar: evaluación de riesgos de sus actividades, plan de prevención, formación en PRL específica de sus trabajadores, vigilancia de la salud (aptitud médica), seguros de responsabilidad civil y accidentes, y la documentación de equipos de trabajo y productos químicos que utilicen. SYS Accesible automatiza la solicitud, gestión de caducidades y el archivo histórico de toda esta documentación.

El Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción. Obliga al promotor a elaborar el Estudio de Seguridad y Salud, a designar un coordinador de seguridad y salud durante la ejecución cuando concurran varias empresas, y a comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral. Las empresas contratistas en obras deben aportar la documentación preventiva de sus trabajadores, equipos y productos químicos, en línea con las obligaciones de la CAE del RD 171/2004. SYS Accesible gestiona esta documentación de forma compatible con la coordinación en obras.

Un Servicio de Prevención Propio (SPP) es la unidad organizativa de la empresa dedicada a la actividad preventiva, regulada por el Real Decreto 39/1997 (Reglamento de los Servicios de Prevención). Es obligatorio en las empresas de más de 500 trabajadores y en las de entre 250 y 500 que realicen alguna de las actividades del Anexo I; también puede exigirlo la autoridad laboral. Cualquier empresa puede constituirlo voluntariamente sin alcanzar esos umbrales, porque la elección de la modalidad preventiva corresponde al empresario. Debe cubrir al menos dos especialidades preventivas con personal que tenga la titulación exigida. No es la única forma de organizar la prevención: el reglamento contempla además la asunción personal por el empresario, la designación de trabajadores, el servicio de prevención mancomunado y el concierto con un servicio de prevención ajeno.

Sí, en muchos casos. El Real Decreto 39/1997 permite que el propio empresario asuma personalmente la actividad preventiva (artículo 11) o que designe a uno o varios trabajadores para ocuparse de ella (artículo 12), sin autorización administrativa previa ni inscripción en ningún registro. Es la vía habitual en oficinas, despachos, pequeños comercios y actividades administrativas, con riesgos comunes —pantallas de visualización, caídas al mismo nivel, ergonomía, electricidad básica— que no exigen especialización técnica. El empresario puede asumirla cuando la empresa tiene hasta 10 trabajadores, o hasta 25 si cuenta con un único centro de trabajo, siempre que la actividad no figure en el Anexo I del reglamento, desarrolle habitualmente su actividad en el centro y disponga de la formación preventiva adecuada, que en estos casos suele ser el nivel básico. Además, las empresas de hasta 50 trabajadores que no realicen actividades del Anexo I y organicen así su prevención están exentas de la auditoría externa del sistema preventivo, aunque deben cumplimentar y conservar la notificación sobre concurrencia de las condiciones que las exime. Lo que no desaparece es la documentación: plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación preventiva, información y formación de los trabajadores, entrega de EPI, medidas de emergencia y vigilancia de la salud, que se concierta externamente. Ese es el trabajo que el módulo de gestión preventiva de SYS Accesible, hoy en desarrollo, está pensado para ordenar y mantener al día, sin pagar a un servicio ajeno por especialidades que la empresa puede asumir.

La CAE (RD 171/2004) regula la coordinación entre empresas que coinciden en un mismo centro de trabajo — es una obligación de coordinación externa. El SPP (RD 39/1997) es la estructura interna de prevención de la propia empresa — es un modelo organizativo interno. Una empresa puede necesitar ambos: el SPP para gestionar su prevención interna y la CAE para coordinar con sus contratistas. SYS Accesible gestiona hoy la CAE; su módulo de Servicio de Prevención Propio está en desarrollo y todavía no se encuentra disponible.

SYS Accesible está diseñado para gestorías y consultoras de PRL que gestionan la CAE de múltiples clientes, para empresas titulares de centros de trabajo con contratistas frecuentes, y para profesionales que hoy gestionan documentación por cuenta de contratistas y quieren ofrecer el servicio también a empresas titulares. A diferencia de las grandes plataformas enterprise del sector, SYS Accesible está especialmente orientado a pymes y gestorías que buscan una solución accesible y completa. Ofrece prueba gratuita sin tarjeta de crédito.

SYS Accesible es la herramienta documental de la coordinación de actividades empresariales, que es donde está el trabajo repetitivo y donde más se pierde el control. Permite definir qué se exige a cada empresa, trabajador, equipo, vehículo o producto químico, qué es requisito para entrar y qué se acepta como válido; recoge lo que aporta cada contratista en su propio acceso, controla las caducidades y guarda el histórico de quién validó qué y cuándo. También funciona en el sentido contrario: la información de riesgos del centro, las instrucciones y las medidas de coordinación se publican una vez y quedan disponibles para todas las empresas concurrentes, con constancia de su entrega. Lo que ocurre en el propio centro de trabajo —las reuniones, las instrucciones que se dan en el tajo, las decisiones sobre cómo se organizan los trabajos— lo hacen las personas que están allí, y la plataforma no las sustituye: las respalda dejando constancia. Dicho de otro modo, acredita y documenta; la coordinación la dirige quien tiene el deber de coordinar.

En SYS Accesible la validación no la realiza personal de la plataforma. Valida el gestor que contrata el servicio —una gestoría, una consultoría de PRL o la propia empresa titular—, que además puede delegar la validación en el empresario titular del centro de trabajo o en los colaboradores que dé de alta. La plataforma no aplica criterios propios: refleja el estado de la documentación según los requisitos que haya configurado quien tiene el deber de coordinación del Real Decreto 171/2004. Esta es la diferencia principal frente a las plataformas CAE que validan con equipos propios ajenos al centro de trabajo.

Lo decide la empresa titular junto con su gestor, no la plataforma. El gestor da de alta a sus titulares, fija sus propias tarifas y configura si el coste lo asume la empresa titular o las contratas. SYS Accesible no mantiene relación comercial con las empresas contratistas ni les impone ningún precio.