1. Las dos normativas clave de la prevención empresarial
La prevención de riesgos laborales en España se articula principalmente en torno a la Ley 31/1995 (LPRL), que establece el marco general y se desarrolla en múltiples reglamentos. De todos ellos, los dos que más afectan al día a día de las empresas son:
- El Real Decreto 171/2004 → regula la CAE
- El Real Decreto 39/1997 → regula el SPP y demás modalidades preventivas
Aunque ambas normativas forman parte de la prevención de riesgos laborales, responden a preguntas completamente distintas.
2. Qué es la CAE y qué regula
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas cuando varias de ellas coinciden en un mismo centro de trabajo de forma simultánea.
La pregunta que responde la CAE es: "¿Qué pasa cuando en mi centro de trabajo hay trabajadores de otras empresas?"
No regula cómo organiza una empresa su prevención interna. Regula cómo se coordinan entre sí varias empresas cuando trabajan juntas en el mismo espacio.
Ejemplo: tienes un almacén y contratas a una empresa de limpieza y otra de mantenimiento. Mientras trabajan en tu centro, el RD 171/2004 obliga a las tres empresas a coordinarse: intercambiar información de riesgos, darse instrucciones y acreditar formación y aptitud médica de sus trabajadores.
3. Las modalidades preventivas: las cinco opciones del RD 39/1997
El RD 39/1997 responde a una pregunta distinta de la CAE: "¿Cómo organizo internamente la prevención en mi empresa?" A eso se le llama modalidad preventiva, y toda empresa tiene que elegir una. No son intercambiables: cuál te corresponde depende de tu tamaño y de tu actividad.
1. Asunción por el propio empresario
Eres tú quien asume personalmente la actividad preventiva. Solo es posible si tienes hasta 10 trabajadores (o hasta 25 si dispones de un único centro de trabajo), no realizas ninguna de las actividades del Anexo I, desarrollas habitualmente tu actividad en el centro y tienes la formación correspondiente a las funciones que vas a asumir. Hay una parte que no puedes asumir en ningún caso: la vigilancia de la salud, que tendrás que cubrir por otra vía.
2. Trabajador o trabajadores designados
Designas a uno o varios trabajadores de tu plantilla para ocuparse de la prevención. Deben tener la formación y los medios necesarios, y dedicarle el tiempo que la actividad requiera. Es la fórmula intermedia: ni la asumes tú personalmente ni necesitas montar una estructura dedicada. También aquí la vigilancia de la salud suele concertarse fuera.
3. Servicio de Prevención Ajeno (SPA)
Una entidad externa y acreditada a la que conciertas tu actividad preventiva. Es la fórmula que utiliza la gran mayoría de las empresas españolas. Un concierto con un SPA cubre habitualmente la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, la formación e información de los trabajadores y la vigilancia de la salud.
4. Servicio de Prevención Mancomunado
Varias empresas comparten un mismo servicio de prevención. Está pensado para empresas de un mismo grupo, o que desarrollan su actividad simultáneamente en un mismo centro de trabajo, edificio o polígono industrial. Tiene la consideración de servicio de prevención propio para las empresas que lo constituyen, con las obligaciones que eso implica.
5. Servicio de Prevención Propio (SPP)
Una estructura interna de la propia empresa dedicada en exclusiva a la actividad preventiva: no es un servicio externo, son trabajadores propios dedicados a tiempo completo a la prevención, con las especialidades preventivas que correspondan. Es la modalidad que más obligaciones implica y, a diferencia de las anteriores, en ciertos casos es obligatoria (lo vemos en el punto 7).
Lo importante para esta guía es que las cinco responden a la organización interna de tu prevención. Ninguna de ellas es, por sí sola, la coordinación de actividades empresariales.
4. El malentendido más caro: tener un SPA no es tener el CAE cubierto
Es la confusión que más veces nos encontramos: "tengo contratado un servicio de prevención ajeno, así que el CAE ya lo llevan ellos". A veces es cierto. Muy a menudo, no.
La coordinación de actividades empresariales no forma parte automáticamente del concierto con un SPA. Suele ser un servicio adicional, que se contrata aparte y se factura aparte. Si nadie lo contrató en su día, nadie lo está haciendo — y la responsabilidad sigue siendo de la empresa, no del servicio de prevención.
Y esto no es exclusivo del SPA: vale igual para las otras modalidades. Si la prevención la asumes tú como empresario o la lleva un trabajador designado, esa persona se ocupa de la prevención de tu empresa —evaluación de riesgos, planificación, formación—, no de coordinarte con las empresas que entran en tu centro. De hecho, en estos casos la coordinación suele quedar todavía más desatendida, porque no hay ni siquiera un tercero a quien preguntarle.
Cómo salir de dudas en cinco minutos
Coge el contrato con tu servicio de prevención y busca si aparece expresamente la coordinación de actividades empresariales o el RD 171/2004 entre las prestaciones concertadas. Si no aparece, no está incluida. Y aunque aparezca, conviene aclarar su alcance: no es lo mismo que te asesoren sobre cómo coordinarte que gestionar el intercambio documental con cada una de tus contratas.
Conviene añadir un matiz, porque esto no va de señalar a nadie: el SPA hace lo que tiene concertado. La obligación del artículo 24 de la LPRL recae sobre la empresa, y externalizar la modalidad preventiva no traslada esa responsabilidad. Por eso merece la pena comprobarlo antes de que lo compruebe una inspección.
5. Las diferencias clave
| CAE | Modalidad preventiva (SPA, SPP...) | |
|---|---|---|
| Normativa | RD 171/2004 | RD 39/1997 |
| Qué regula | Coordinación entre empresas concurrentes | Organización preventiva interna |
| Pregunta que responde | ¿Cómo me coordino con mis contratistas? | ¿Cómo organizo mi prevención interna? |
| Cuándo aplica | Cuando hay concurrencia de empresas | Siempre (toda empresa necesita organizar su prevención) |
| Quién participa | Titular del centro + contratistas | La propia empresa (con su SPA si lo tiene concertado) |
| A quién obliga | A toda empresa que tenga contratistas en su centro, sin umbral de plantilla | A toda empresa: la modalidad concreta depende del tamaño y la actividad (el SPP, a partir de 500 trabajadores, o de 250 con actividades del Anexo I) |
| ¿Lo cubre tu modalidad preventiva? | No por defecto: con un SPA, solo si se concertó expresamente como servicio adicional; si la asumes tú o la lleva un trabajador designado, es trabajo tuyo | Sí, es justamente su objeto |
6. ¿Cuándo necesitas la CAE?
Necesitas gestionar la CAE en cualquiera de estas situaciones:
- Tienes un centro de trabajo propio y contratas empresas externas para trabajar en él (limpieza, mantenimiento, seguridad, obras, instalaciones...)
- Eres empresa contratista y trabajas en instalaciones de tus clientes
- Eres subcontratista de otra empresa contratista
- Tienes obras de construcción con múltiples empresas (también aplica el RD 1627/1997)
En la práctica, cualquier empresa mediana con instalaciones propias que contrata servicios externos necesita gestionar la CAE.
7. ¿Qué modalidad preventiva te corresponde?
A diferencia de la CAE, aquí sí influyen el tamaño de la plantilla y el tipo de actividad. Esta tabla resume qué opciones tienes en cada caso:
| Tu situación | Modalidades posibles |
|---|---|
| Hasta 10 trabajadores (o hasta 25 con un único centro), sin actividades del Anexo I, y desarrollas tu actividad habitualmente en el centro | Puedes asumirla tú como empresario, designar trabajadores o concertar un SPA |
| Menos de 250 trabajadores, sin obligación de SPP | Trabajador(es) designado(s) o SPA — o mancomunado, si concurren los supuestos |
| Entre 250 y 500 trabajadores con actividades del Anexo I (construcción, industria química, explosivos, minería, alta tensión...) | SPP obligatorio |
| Más de 500 trabajadores | SPP obligatorio |
| Empresas de un mismo grupo, o que operan simultáneamente en un mismo centro, edificio o polígono industrial | Servicio de Prevención Mancomunado (tiene consideración de propio) |
La autoridad laboral puede además exigir la constitución de un servicio de prevención propio en función de la peligrosidad de la actividad o de la siniestralidad de la empresa. Al margen de esos casos, el SPP no es obligatorio para la mayoría de las pymes, que se organizan con un SPA.
Recuerda: elijas la modalidad que elijas —o te venga impuesta la que te venga—, eso resuelve tu organización preventiva interna. Ninguna de las cinco incluye la coordinación con las empresas que entran en tu centro: eso va por separado, y es lo que vemos en el siguiente punto.
8. ¿Puedes necesitar las dos cosas a la vez?
Sí, y no es la excepción: es lo normal. Prácticamente cualquier empresa con contratas necesita a la vez una modalidad preventiva y la gestión del CAE.
Dos ejemplos
Una fábrica de 600 trabajadores del sector químico tiene SPP obligatorio por tamaño y sector. Además, contrata empresas de mantenimiento y limpieza que trabajan en sus instalaciones: necesita el SPP para su prevención interna y la CAE para coordinarse con las externas.
Un taller de 12 trabajadores tiene su prevención concertada con un SPA. Recibe cada mes a un técnico de mantenimiento de maquinaria y a una empresa de limpieza: también necesita la CAE, aunque su modalidad preventiva esté externalizada y al día.
La clave es entender que son normativas independientes que regulan cosas distintas. La modalidad preventiva organiza cómo gestiona la empresa su propia prevención. La CAE regula cómo se coordina esa empresa con las que trabajan en su centro. No se excluyen: se complementan.
9. Cómo te ayuda SYS Accesible
Si al leer los puntos anteriores has llegado a la conclusión de que la parte del CAE se está llevando a mano —o directamente no se está llevando—, ahí es donde entra SYS Accesible: das de alta a tus contratas, decides qué documentación exigir a cada una y la plataforma se encarga de reclamarla, controlar las caducidades y avisarte cuando algo vence. Tú solo revisas los semáforos.
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Sobre el módulo de Servicio de Prevención Propio: estamos desarrollando un módulo para la gestión documental del SPP (plan de prevención, organigrama, política PRL, trabajadores designados, vigilancia de la salud). Todavía no está disponible: cuando lo esté, SYS Accesible será la única plataforma SaaS española que integre CAE y SPP en una sola herramienta. Hoy lo que puedes usar es el módulo CAE.