1. Las dos normativas clave de la prevención empresarial
La prevención de riesgos laborales en España se articula principalmente en torno a la Ley 31/1995 (LPRL), que establece el marco general y se desarrolla en múltiples reglamentos. De todos ellos, los dos que más afectan al día a día de las empresas son:
- El Real Decreto 171/2004 → regula la CAE
- El Real Decreto 39/1997 → regula el SPP y demás modalidades preventivas
Aunque ambas normativas forman parte de la prevención de riesgos laborales, responden a preguntas completamente distintas.
2. Qué es la CAE y qué regula
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas cuando varias de ellas coinciden en un mismo centro de trabajo de forma simultánea.
La pregunta que responde la CAE es: "¿Qué pasa cuando en mi centro de trabajo hay trabajadores de otras empresas?"
No regula cómo organiza una empresa su prevención interna. Regula cómo se coordinan entre sí varias empresas cuando trabajan juntas en el mismo espacio.
Ejemplo: tienes un almacén y contratas a una empresa de limpieza y otra de mantenimiento. Mientras trabajan en tu centro, el RD 171/2004 obliga a las tres empresas a coordinarse: intercambiar información de riesgos, darse instrucciones y acreditar formación y aptitud médica de sus trabajadores.
3. Qué es el SPP y qué regula
El Servicio de Prevención Propio (SPP) es una modalidad de organización interna de la prevención dentro de una empresa. Es la respuesta a la pregunta: "¿Cómo organizo internamente la prevención en mi empresa?"
El RD 39/1997 establece que toda empresa debe organizar su actividad preventiva. Las opciones son:
- El propio empresario (solo para empresas muy pequeñas sin actividades peligrosas)
- Trabajador(es) designado(s)
- Servicio de Prevención Propio (SPP) ← el que más obligaciones implica
- Servicio de Prevención Ajeno (SPA)
- Servicio de Prevención Mancomunado
El SPP es la estructura interna de la empresa dedicada en exclusiva a la actividad preventiva. No es un servicio externo: son trabajadores propios de la empresa dedicados a tiempo completo a la prevención.
4. Las diferencias clave
| CAE | SPP | |
|---|---|---|
| Normativa | RD 171/2004 | RD 39/1997 |
| Qué regula | Coordinación entre empresas concurrentes | Organización preventiva interna |
| Pregunta que responde | ¿Cómo me coordino con mis contratistas? | ¿Cómo organizo mi prevención interna? |
| Cuándo aplica | Cuando hay concurrencia de empresas | Siempre (toda empresa necesita organizar su prevención) |
| Quién participa | Titular del centro + contratistas | Solo la propia empresa |
| Obligatoriedad SPP | Toda empresa que tenga contratistas en su centro | Empresas >500 trabajadores (o >250 con actividades peligrosas) |
5. ¿Cuándo necesitas la CAE?
Necesitas gestionar la CAE en cualquiera de estas situaciones:
- Tienes un centro de trabajo propio y contratas empresas externas para trabajar en él (limpieza, mantenimiento, seguridad, obras, instalaciones...)
- Eres empresa contratista y trabajas en instalaciones de tus clientes
- Eres subcontratista de otra empresa contratista
- Tienes obras de construcción con múltiples empresas (también aplica el RD 1627/1997)
En la práctica, cualquier empresa mediana con instalaciones propias que contrata servicios externos necesita gestionar la CAE.
6. ¿Cuándo necesitas el SPP?
Estás obligado a constituir un SPP cuando se cumple alguna de estas condiciones:
Condición A
Tu empresa tiene más de 500 trabajadores
Condición B
Tu empresa tiene entre 250 y 500 trabajadores Y realiza actividades del Anexo I del RD 39/1997 (minería, construcción, industria química, explosivos, electricidad de alta tensión...)
Si no cumples ninguna de estas condiciones, puedes optar por otras modalidades preventivas: trabajador designado, Servicio de Prevención Ajeno (SPA) o Servicio de Prevención Mancomunado. El SPP no es obligatorio para la mayoría de las pymes.
7. ¿Puedes necesitar los dos a la vez?
Sí, y es más habitual de lo que parece. Una empresa puede necesitar tanto el SPP como la CAE al mismo tiempo.
Ejemplo real
Una fábrica de 600 trabajadores del sector químico tiene SPP obligatorio por tamaño y sector. Además, contrata empresas de mantenimiento y limpieza que trabajan en sus instalaciones. Resultado: necesita el SPP para su prevención interna Y la CAE para coordinar con las empresas externas.
La clave es entender que son normativas independientes que regulan cosas distintas. El SPP organiza cómo gestiona la empresa su propia prevención. La CAE regula cómo se coordina esa empresa con las que trabajan en su centro. No se excluyen: se complementan.
8. Una sola herramienta para los dos
Hasta ahora, gestionar la CAE y el SPP en una misma empresa implicaba usar herramientas separadas o sistemas a medida que no se comunicaban entre sí. SYS Accesible es la única plataforma SaaS española que integra ambos módulos en una sola herramienta.
- Módulo CAE: gestión documental de contratistas, trabajadores y equipos con control de caducidades y trazabilidad completa (RD 171/2004)
- Módulo SPP: plan de prevención, organigrama, política PRL, trabajadores designados, vigilancia de la salud y toda la estructura documental del SPP (RD 39/1997)