1. Por qué el contratista debe aportar documentación
El Real Decreto 171/2004 obliga al empresario titular del centro de trabajo a comprobar que los contratistas que trabajan en su centro cumplen con la normativa de prevención de riesgos laborales. Para verificarlo, el titular solicita documentación acreditativa.
Esta documentación cumple dos funciones fundamentales:
- Proteger a los trabajadores del contratista: verificar que están formados y en condiciones de salud adecuadas para realizar su trabajo de forma segura
- Proteger al titular de responsabilidades solidarias: en caso de accidente, el titular puede demostrar que exigió y verificó el cumplimiento preventivo del contratista
La documentación no es un trámite burocrático: es la prueba documental de que tu empresa y tus trabajadores están preparados para trabajar con seguridad en el centro del cliente.
2. Documentación de los trabajadores
Es la más habitual y la que más caducidades tiene. Por cada trabajador que accede al centro del cliente:
Formación en PRL
- Formación básica (nivel básico): generalmente 20 o 60 horas según el convenio colectivo aplicable. Acredita la formación general en prevención de riesgos. La caducidad la marca el convenio sectorial o el propio titular (habitualmente 3-5 años).
- Formación específica del puesto o tarea: adaptada a los riesgos concretos de la actividad (trabajos en altura, espacios confinados, manejo de carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.). La caducidad varía: de 6 meses a 5 años según el tipo.
Vigilancia de la salud (aptitud médica)
Reconocimiento médico que acredita que el trabajador es apto para desarrollar su puesto de trabajo. Puntos clave:
- El documento solo debe indicar "apto" o "apto con restricciones" — nunca el diagnóstico médico (protección de datos)
- Caducidad: generalmente anual, aunque puede variar según el nivel de riesgo del puesto
- Es voluntaria para el trabajador, pero el empresario está obligado a ofrecerla
Información sobre riesgos del puesto
Documento firmado por el trabajador confirmando que ha recibido información sobre los riesgos específicos de su puesto de trabajo y las medidas preventivas a aplicar. Sin caducidad, pero debe actualizarse cuando cambian las condiciones.
Entrega de EPI (Equipos de Protección Individual)
Acreditación de que se han entregado al trabajador los EPI necesarios para su puesto (casco, calzado de seguridad, guantes, arnés, etc.) y que ha recibido instrucciones sobre su uso correcto y mantenimiento.
3. Documentación de equipos de trabajo
Por cada equipo de trabajo que se utilice en el centro del titular (vehículos, maquinaria, herramientas, equipos de elevación, etc.):
-
1
Declaración de conformidad CE: acredita que el equipo cumple los requisitos esenciales de seguridad de la Directiva de Máquinas (para equipos fabricados tras 1995). Sin caducidad, pero debe ser del equipo específico que se usa.
-
2
Manual de instrucciones en español: obligatorio para equipos que lo requieran.
-
3
Revisiones periódicas e inspecciones reglamentarias: ITV en vehículos, inspecciones de equipos de elevación (OCA), instalaciones a presión, etc. Cada tipo de equipo tiene su periodicidad.
-
4
Libro de mantenimiento: registro de las revisiones y mantenimientos realizados al equipo, si aplica.
4. Documentación de productos químicos
Por cada producto químico que se utilice en el centro (pinturas, disolventes, detergentes industriales, adhesivos, gases...)
-
1
Ficha de Datos de Seguridad (FDS): documento normalizado (16 secciones según el Reglamento REACH) con información sobre propiedades del producto, riesgos, medidas preventivas y actuación en emergencias. Obligatoria para todos los productos clasificados como peligrosos. Debe estar en español.
-
2
Evaluación del riesgo químico: si el uso del producto en el centro genera un riesgo significativo para los trabajadores propios o de otras empresas concurrentes. No siempre es exigible, depende del producto y el uso.
5. Documentación de la empresa
Además de la documentación por trabajador y equipo, el titular puede solicitar documentación de la empresa contratista como organización:
6. Qué puede y qué no puede pedir el titular
El titular tiene derecho a solicitar documentación, pero no de forma indiscriminada. La documentación exigible debe ser:
- Proporcional a los riesgos de la actividad a realizar en el centro
- Relevante para los trabajos concretos del contratista
- Justificada en base a los riesgos del centro o de la interacción entre empresas
Ejemplo: si contratas a una empresa de limpieza de oficinas, no es proporcional exigirles certificado de trabajos en altura o de espacios confinados. Si contratas a una empresa de mantenimiento industrial, sí lo es. Si un titular te pide documentación claramente desproporcionada, tienes derecho a cuestionarlo.
7. Caducidades habituales
| Documento | Caducidad habitual | Nota |
|---|---|---|
| TC1/TC2 (cotizaciones SS) | Mensual | El más frecuente — renovar cada mes |
| Aptitud médica | Anual | Puede variar según el riesgo del puesto |
| Seguro de RC | Anual | Coincide con renovación de la póliza |
| Formación específica | Variable (6 meses – 5 años) | Según tipo de formación y convenio |
| Formación básica PRL | 3 – 5 años | Según convenio colectivo |
| Revisiones de equipos | Variable (anual – 4 años) | Según tipo de equipo y reglamento |
| Declaración CE equipos | Sin caducidad | Válida de por vida del equipo |
| Ficha de Datos de Seguridad | Sin caducidad | Actualizar si cambia la versión del producto |
Atención: estos son los plazos habituales, pero el titular puede establecer caducidades más estrictas en su plataforma o contrato de coordinación. Consulta siempre los requisitos específicos de cada cliente.
8. Cómo tener la documentación siempre al día
La gestión manual —carpetas, correos, hojas de Excel con fechas de caducidad— funciona cuando tienes un solo cliente y pocos trabajadores. En cuanto escala, el sistema se rompe: se te pasa una caducidad, el cliente te bloquea el acceso al centro, o hay un incidente y no encuentras la documentación en el momento que la necesitas.
Una plataforma de gestión CAE resuelve estos problemas:
- Subes tu documentación una sola vez y se comparte automáticamente con los clientes que la solicitan
- Recibes alertas automáticas con antelación a cada caducidad — sin sorpresas
- Ves en tiempo real el estado de cada documento: pendiente, validado, rechazado o por caducar
- Toda la trazabilidad queda registrada: quién subió qué documento, cuándo se validó y quién lo aprobó
- En caso de inspección, toda la documentación está centralizada y exportable en segundos
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